Assistante de Direction - Agglomération d'Agen H/F - Structures de coopération territoriale

Au sein de la Direction de l'Action Culturelle, vous assistez la
directrice dans le suivi et la gestion administrative et
financière de la direction, en lien avec les projets culturels
de la Ville d'Agen.

- Gestion administrative et secrétariat
- Gestion et organisation de l'agenda de la directrice
- Traitement du courrier de la direction
- Accueil physique et téléphonique de la direction
- Conception et mise en forme des documents
administratifs (courriers, tableaux de suivi,
comptes-rendus, notes, délibérations, décisions,
diaporama...)
- Classement et l'archivage des dossiers de la
direction
- Organisation et coordination des réunions / instances
- Organisation et préparation des réunions de la
directrice (fonds de dossier, réservations de salles,
préparation de visio, demande d'ingrédients...)
- Prise de notes et réalisation des comptes-rendus de
réunions
- Préparation des instances municipales : conseil et
commission culture
- Mise en place des temps de cohésion de la direction
en lien avec la directrice
- Suivi administratif des dossiers et projets
- Suivi des dossiers de la direction et seconder la
directrice dans le traitement direct de certains
dossiers (mises à disposition des salles aux
Montreurs d'Images, suivi de la DSP cinéma...)
- Gestion du suivi des subventions en lien avec les
projets de la direction
- Gestion budgétaire et logistique
- Suivi du budget, frais de missions de la direction
- Suivi des commandes de fournitures de la direction

Concevoir, planifier, suivre et évaluer
un projet
Suivi budgétaire et administratif
Mettre en place des tableaux de bords,
les alimenter et les exploiter
Anticiper la préparation des dossiers
en fonction de l'agenda
Formuler des idées de façon structurée
par écrit
Maîtrise des outils bureautiques
Sens de l'organisation et rigueur
Travail en équipe et en transversalité
Réactivité, autonomie, gestion des
priorités, polyvalence et adaptabilité
Organiser son travail et son temps
Poste ouvert aux personnes en situation
de handicap

• Gestion de l'emploi du temps
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Visio
• Réactivité
• Prise de note
• Capacité d’adaptation