Gestionnaire Assemblées - Agglomération d'Agen H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Participez activement à la vie institutionnelle de l'agglomération en assurant l'organisation et le suivi des instances communautaires. Un poste polyvalent, au coeur des relations avec les élus et la Direction Générale.

Gestion des instances municipales
- Organiser et assurer le suivi administratif des conseils et bureaux municipaux ;
- Élaborer et suivre les ordres du jour en lien avec les services
- Collecter, relire, reformuler et mettre en forme les rapports soumis aux assemblées
- Coordonner la vérification juridique des rapports en lien avec le service compétent
- Préparer les dossiers destinés aux élus et à la direction générale, ainsi que les supports de présentation
- Assurer la préparation logistique des séances, apporter un soutien administratif en séance et mettre en forme les délibérations après leur adoption
- Élaborer et diffuser les comptes rendus et les supports de séance

Gestion des décisions et arrêtés du Maire
- Assurer la relecture et le suivi de la vérification juridique des décisions du Maire
- Procéder à leur numérotation, à leur mise à la signature et à leur télétransmission en préfecture
- Assurer leur diffusion aux services concernés, leur affichage et leur publication sur l'intranet
- Assurer la télétransmission en préfecture des arrêtés du Maire nécessitant l'intervention du service

Suivi des actes administratifs et des représentations
- - Élaborer et tenir à jour les registres des délibérations et des décisions du Maire
- Constituer les recueils des actes administratifs de la Ville d'Agen
- Assurer le suivi des représentations de la Ville au sein des organismes extérieurs
- Garantir la fiabilité, la conformité et la bonne diffusion des documents administratifs

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des instances délibérantes
Rigueur, sens de l'organisation et du respect des délais
Aisance rédactionnelle et maîtrise des outils bureautiques
Aisance relationnelle, capacité à travailler en transversalité avec les services et en lien avec les élus
Faire preuve de confidentialité et de discrétion

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Respect des délais
• Sens de l’organisation