Gestionnaire Assemblees - Agglomération d'Agen H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Gestion administrative des instances municipales (conseils et bureaux)
- Gestion administrative des Décisions et Arrêtés du Maire
- Elaboration des registres et recueils des actes administratifs de la Ville d'Agen
- Elaboration et suivi des représentations de la Ville d'Agen dans les organismes Extérieurs
Etablir le planning de remise de documents
Suivi de l'ordre du jour
Faire le lien avec les services pour obtenir les documents et compléments
Relecture, reformulation et remise en forme des rapports
Rédaction ponctuelle de rapport en lien avec la gouvernance
Suivi de la vérification des rapports en lien avec le service juridique
Elaboration du diaporama en assurant la cohérence avec ce qui est inscrit dans les rapports
Elaboration des extraits des Décisions du Maire
Envoi de la convocation et tous les documents liés à l'ordre du jour de façon dématérialisée via un logiciel
spécifique (fusionner tous les documents et conversion en format PDF...)
Préparation logistique d'une séance du conseil municipal
Préparation des fonds de dossier
Présence en séance et soutien administratif
Mise en forme des délibérations après la séance
Mise en ligne sur Intranet de toutes les délibérations et décisions du Maire
Programmation des ordres du jour en fonction des demandes d'inscription émanant des services
Centralisation et mise en forme des différents PowerPoint reçus des services pour harmonisation et vérification du
contenu
Préparation du dossier pour le DSG, le Maire et le 1er Adjoint
Mise en forme du compte rendu rédigé par le DGS
Envoi du compte rendu et du diaporama aux élus de la majorité
Relecture et suivi de la vérification juridique de toutes les décisions du maire en lien avec le service
Numérotation et mise à la signature
Télétransmission en Préfecture des décisions du Maire, affichage, envoi au service rédacteur et mise en ligne sur
Intranet
Télétransmission en Préfecture de tous les Arrêtés du Maire émanant des services qui ne possèdent pas de
certificat électronique
Elaboration et numérotation des Registres des Délibérations, des Décisions du Maire.
Elaboration des Recueil des Actes Administratifs regroupant tous les actes de la mairie d'Agen (Délibérations,
Décisions du Maire, Arrêtés de Police, Arrêtés divers)
COM

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