Gestionnaire Administratif et Comptable - Agglomération d'Agen H/F - Structures de coopération territoriale
- Fonctionnaire
- Structures de coopération territoriale
Les missions du poste
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
- Transmettre les informations générales émanant de la collectivité aux agents du service
- Concevoir, rédiger et traiter les documents administratifs courants
- Réaliser des comptes rendus de réunion
- Organiser le classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs du service
- Assurer le suivi du courrier via la plateforme MAARCH et la gestion des parapheurs
- Exécuter les opérations comptables du service en lien avec le chef de service
- Assurer le suivi budgétaire (Ville / Agglo), analyser les lignes budgétaires et réaliser des bilans intermédiaires
- Gérer les impayés, la facturation, le contrôle et la liquidation des dépenses et recettes
- Éditer les devis et les bons de commande pour l'ensemble du service
- Instruire les dossiers de demandes de subvention
- Remplir les déclarations d'activités et financières sur le compte partenaire CAF
- Gérer les conventions (traitement, suivi, relation avec les partenaires)
- Concevoir, actualiser et suivre la matrice d'annualisation du temps de travail des agents
- Préparer les dossiers administratifs pour les jurys de recrutement
- Assurer la mise à jour du planning trimestriel des congés pour toutes les structures du service
- Assurer le rôle d'administrateur du service pour le logiciel Concerto Opus
(Cette liste non exhaustive n'est pas limitative, le contenu est susceptible d'être aménagé selon les besoins du
service)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
- Transmettre les informations générales émanant de la collectivité aux agents du service
- Concevoir, rédiger et traiter les documents administratifs courants
- Réaliser des comptes rendus de réunion
- Organiser le classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs du service
- Assurer le suivi du courrier via la plateforme MAARCH et la gestion des parapheurs
- Exécuter les opérations comptables du service en lien avec le chef de service
- Assurer le suivi budgétaire (Ville / Agglo), analyser les lignes budgétaires et réaliser des bilans intermédiaires
- Gérer les impayés, la facturation, le contrôle et la liquidation des dépenses et recettes
- Éditer les devis et les bons de commande pour l'ensemble du service
- Instruire les dossiers de demandes de subvention
- Remplir les déclarations d'activités et financières sur le compte partenaire CAF
- Gérer les conventions (traitement, suivi, relation avec les partenaires)
- Concevoir, actualiser et suivre la matrice d'annualisation du temps de travail des agents
- Préparer les dossiers administratifs pour les jurys de recrutement
- Assurer la mise à jour du planning trimestriel des congés pour toutes les structures du service
- Assurer le rôle d'administrateur du service pour le logiciel Concerto Opus
(Cette liste non exhaustive n'est pas limitative, le contenu est susceptible d'être aménagé selon les besoins du
service)
Le profil recherché
1 Mettre en place des tableaux de bords, les alimenter et les exploiter
2 Appliquer scrupuleusement les règles de comptabilité publique
3 Pratiquer la courtoisie en toutes circonstances
4 Entretenir des relations favorables avec les autres services, les partenaires extérieurs, les élus et les
usagers
5 Utiliser les outils bureautiques, informatiques et logiciels métiers
6 Prendre des initiatives dans la limite de ses attributions
7 Estimer et suivre des lignes budgétaires
8 Mettre à jour, classer, trier, archiver les dossiers
9 Organiser son travail et son temps
10 Rendre compte à son supérieur hiérarchique et à ses collègues
11 Tenir rigoureusement les échéanciers
12 Effectuer les tâches avec rapidité et dextérité
13 Respecter les processus et circuits de décision, les règles et les procédures internes
14 S'exprimer clairement et correctement à l'oral et à l'écrit
15 Vérifier la conformité des procédures administratives
16 Tenir à jour les dossiers
17 Faire preuve de confidentialité
18 Prendre des notes utiles et efficaces
19 Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
20 Assurer le suivi de la gestion des stocks