Agent Administratif Théâtre - Agglomération d'Agen H/F - Structures de coopération territoriale

Assurer le secrétariat du théâtre et coordonner/transmettre les informations utiles en interne et en externe.
Assurer la gestion des mises à disposition du théâtre (hors programmation de la scène conventionnée).
Organiser la venue des artistes/compagnies (réserver les hébergements/repas et assurer le lien avec l'équipe
technique pour les transports).

- Assurer la mise en forme, la gestion et le suivi des pièces administratives (courrier, notes, dossiers,
délibérations...) dans le respect des procédures dématérialisées (Dotelec, Gecco,...).
- Assurer l'accueil physique (du pôle administratif) et la gestion téléphonique du service et de la directrice en
assurant notamment la médiation téléphonique avec les contacts professionnels.
- Gérer l'agenda et les rendez-vous de la directrice et de la vie du service.
- Faire le lien entre les différents pôles du théâtre et garantir une circulation fluide de l'information au sein du
service et à l'extérieur (autres directions et services/élus/partenaires).
- Planifier, organiser et assurer le suivi (rédaction de comptes rendus) des réunions internes.
- Veiller à bonne réception des contrats en lien avec le régisseur financier.
- Gérer et mettre en oeuvre les clauses d'hébergement, de restauration, les demandes spéciales et répartir les
informations sur l'ensemble de l'équipe.
- Apporter un soutien aux actions de communication du théâtre.
- Commander les affiches des spectacles auprès des compagnies/productions.
- Récupérer et centraliser les éléments pour la réalisation de la brochure théâtrale.
- Gestion des loges des élus et de toutes les invitations (partenaires et productions).
- Gestion du planning du personnel d'accueil.
- Participer aux procédures de sécurité de l'établissement.
- Gestion des mises à disposition (hors programmation).
- Organisation des réceptions (partenaires compris), des goûters d'après-spectacles et des cafés d'accueil lors des
réunions (Amis du théâtre et autres).
- Représenter la directrice lorsqu'elle est en déplacement lors de réunions importantes pour le service.

1 Renseigner les interlocuteurs ou orienter vers l'interlocuteur compétent
2 Entretenir une culture générale en matière de spectacle vivant
3 Pratiquer la courtoisie en toutes circonstances
4 Entretenir des relations favorables avec les autres services, les partenaires extérieurs, les élus et les
usagers
5 Utiliser les outils bureautiques, informatiques et logiciels métiers
6 Mettre à jour, classer, trier, archiver les dossiers
7 Organiser son travail et son temps
8 Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu
9 Rendre compte à son supérieur hiérarchique et à ses collègues
10 Mettre en forme tout type de documents
11 Recevoir, filtrer et transmettre les messages
12 Gérer l'agenda, organiser des réunions, et prendre des rendez-vous
13 Effectuer les tâches avec rapidité et dextérité
14 Respecter les processus et circuits de décision, les règles et les procédures internes
15 S'exprimer clairement et correctement à l'oral et à l'écrit
16 Prendre des notes utiles et efficaces
17 Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
18 Synthétiser tout type d'information et de document
20 Faire preuve de confidentialité
21 Appliquer scrupuleusement la procédure de sécurité des locaux