Chef.Fe de l'Unité Billetterie-Frais de Déplacement H/F - 47

L'unité frais de déplacement-billetterie est rattachée au département des services financiers au sein du secrétariat général. Elle se compose de deux services :

- le service des frais de déplacement, chargé du traitement des états de frais inhérents aux multiples déplacements et stages des élèves et stagiaire que l'Ecole accueille en formation initiale, d'adaptation ou continue, des personnels permanents et intervenants des services déconcentrés.

- le service billetterie, chargé de procéder à la réservation des billets de transport et des hébergements, dans le respect de la politique missions/déplacements de l'Ecole.Sous l'autorité du chef du service des affaires financières, l'agent est en charge de l'unité billetterie et frais de déplacement de l'École, au sein du secrétariat général.

Il/Elle est en lien avec l'ensemble des services de l'École et de ses partenaires extérieurs pour mener à bien les missions qui lui sont confiées.

Il/Elle est garante de la conformité, l'efficacité et la transparence de la gestion des frais de déplacement des agents de l'établissement, dans le respect des réglementations en vigueur et des objectifs de maîtrise budgétaire.

Le/La chef(fe) de service est responsable de l'optimisation des processus, de la formation des utilisateurs et du reporting auprès de sa hiérarchie.

· Management des gestionnaires de l'unité: réalisation d'entretiens, analyse des besoins en formations des agents, planification des activités, révision des process internes,

· Rédaction d'éléments permettant d'appuyer la prise de décision ou de mettre en contexte ;

· Gestion du budget de l'unité:

o Élaboration de tableaux de bord et de bilans annuels

o Présentation des indicateurs de suivi à la direction

· Gestion du transfert d'informations et de la communication avec la hiérarchie;

· Gestion administrative et financière du marché de prestations de voyage pour les missions et déplacements des agents et élèves de l'Ecole, et les relations avec le voyagiste

· Suivi des dépenses relevant de son périmètre sur le logiciel de gestion budgétaire et comptable de l'établissement en collaboration avec les services:

o Vérification et validation des demandes de frais de déplacement (missions, formations, déplacements professionnels)

o Contrôle de la conformité des justificatifs et des montants engagés

o Un appui aux services métiers quant à la définition de leurs besoins en termes de déplacements professionnels (planification et anticipation des déplacement, etc...

o Assurer la veille juridique dans son domaine et contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des fiches de procédures