Gestionnaire Frais de Déplacement H/F - 47

Phase 1- Information et réglementation:

Préparation du dossier d'accueil des différents publics;
Accueil physique et téléphonique des différents publics (délégués de groupes, formateurs des établissements de l'administration pénitentiaire, personnels permanents de l'Ecole, tuteurs de stages des élèves effectuant des stages hors institution);

Gestion des mails et réponses aux agents (rotation journalière au sein de l'équipe);
Transmission des informations auprès du Service Billetterie.

Phase 2- Préparation des dossiers, calcul et mise en paiement:

- Relance des agents ou des établissements dès la fin du stage pour la promotion concernée;

- Préparation et saisie les demandes d'avance d'indemnités transmise par l'unité de formation;

- Vérification des pièces et préparation du calcul des états de frais de déplacement: transport, indemnités de stage ou de mission conformément à la réglementation;

- Saisie des dossiers sur le logiciel de gestion financière des déplacements (GFD) :

- Import des missions et des agents par le biais de l'application interne VIOLETTE,

- Travail en binômagepour la saisie et le contrôle des dossiers,

- Mandatement et mise en paiement,

- Classement des différentes pièces rattachées à chaque groupe ou promotion;

- Gestion des pièces et dossiers sous format numérique.

Activités complémentaires:

Participation aux interventions auprès des promotions nouvellement arrivées.

Lorsque l'activité de l'Unité l'exige (périodes creuses et conditions exceptionnelles), une entraide est sollicitée entre les agents des deux services.